Ügyviteli rendszer fejlesztés – hasznosan, bullshit-mentesen, Arteries-es példákkal!

Gábor Németh

augusztus 23, 2023

Az Arteries Studio az elmúlt időszakban meglehetősen sok cégnek segített praktikus, okos megoldásokkal, komplex rendszereket építve. Hálásak is az ügyfeleink ezekért. Ezen rendszerekből szemezgetve, most a tapasztalatainkat összegezzük a témában. Olvass tovább, hasznos lesz!

A “Jól működnek üzleti folyamataid?”  c. írásunkban megvilágítottuk már jópár nézőpontból az ügyvitel hatékonyságának kérdését, és felsoroltunk számos előnyt, amit egy automatizált ügyviteli rendszer hozhat be egy vállalkozás életébe.

Ma már nincs olyan szektor, ahol egy testreszabott szoftver ne jelentene tényleges versenyelőnyt. Volt is részünk jónéhányan, és rengeteg tapasztalatot gyűjtöttünk. Az elmúlt időszakban az Arteries csapatával készítettünk már:

Patikáknak kialakított ügyviteli rendszert,

Otthoni segítségnyújtásban használatos ügyviteli rendszert,

Állatorvosi labor működésére optimalizált egyedi ERP megoldást,

Biztosító társaság folyamataira alakított ügyviteli szoftvert,

Multinacionális vállalat belső HR folyamatait segítő megoldást,

Munkaerő kölcsönző cég ügyviteli rendszerét,

Munkavédelmi és tűzvédelmi vállalkozás vagy

Kereskedő vállalat ügyviteli megoldásait,

Építőanyag gyártó és kereskedő ügyviteli megoldását,

Mezőgazdasági termelő egyedi feladat és ügykezelő rendszerét,

Utazási iroda komplex folyamat management és ügyviteli szoftverét

… stb.

Ezek a cégek sokfélék, nagyon különböző célok és folyamatok szerint működnek, de több dolog is közös volt bennük. Számos közös van bennük:

Adatintegráció – “minden” egy helyen

Egy ilyen vállalatirányítási vagy ügyviteli rendszer kezeli és integrálja a cég különböző adatait, lehetővé téve az információ gyors és egységes elérését. Magyarul: kéznél van az adat, amikor kell, akár pár másodperc alatt kikereshetően. Nagyon hasznos tud ez lenni ad-hoc helyzetekben, meetigeken, spontán beszélgetésekben, de tervezett elemzésekkor, vagy automatizált riportok készítésekor…stb.

Automatizáció – csinálja meg a gép, amit lehet

Sokféle üzleti folyamatot automatizálhatunk, így növelve a hatékonyságot és csökkentve az emberi hibák lehetőségét. És feladat még így is mindig marad, senkinek nem veszi el a gép a munkáját, ellenben a cég sokkal hatékonyabb, és eredményesebb lesz.

Jelentéskészítés – riportok gyorsan, részletesen, interaktívan

Az ügyviteli rendszerek önmagukban, vagy BI rendszerrel integrálva lehetővé teszik különféle jelentések gyors és egyszerű létrehozását a vállalati adatokból, amelyek jelentős segítséget adnak a döntéshozatalban a különböző felelősségi szinteken. Mi gyakran integráljuk a rendszereinket Microsoft PowerBI-al, de egyéb BI rendszerekkel is dolgozunk, illetve egyedi riporting modulokat is fejlesztünk igény szerint. Fontos, hogy itt ne egy halom haszontalan információ legyen, hanem a cég egyes döntéshozóinak valóban értékes, használható, letisztult adatok at vizualizáljunk, lehetővé téve a megfelelő szűréseket, kereséseket. Ma már csodákat lehet csinálni ezekkel az eszközökkel.

Modularitás és mérföldkövekben gondolkodás

Az ilyen rendszerek modulokból épülnek fel, amelyeket az egyes cégek saját igényeik szerint választunk ki a tervezés során, és az egyes modulokat több mérföldkő mentén szállítjuk le, miközben a már leszállított modulok használatát betanítjuk, és a való életben szerzett tapasztalatokkal tovább alakítjuk, hogy a lehető leghatékonyabb működést érhessük el. Egy komplex rendszert mindenképpen érdemes fokozatosan, egymásra épülő lépésekben bevezetni. Tudjuk, hogy akik használják, azoknak is fontos megbarátkozni az újdonságokkal, és nem lehet egy új eszközt egyik napról a másikra beépíteni az életünkbe.

Felhasználóbarát kezelőfelület

Igyekszünk intuitív felületeket létrehozni, amely a kevésbé technikai hátterű felhasználók számára is átláthatóak, és könnyen tanulhatóak. Ez azt hiszem nem igényel bővebb magyarázatot. A csapatunkban erre külön UX szakemberek figyelnek. Sok esetben igazodunk egy korábbi rendszerből megszokott műveletsorhoz, vagy már jól ismert kezelőfelülethez, hogy segítsük az átállást.

Mobil és felhő-alapú hozzáférés és biztonság

Az általunk fejlesztett  vállalatirányítási rendszerek már szinte minden esetben felhőben futnak, onnan üzemelnek. Ez lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy bárhonnan és bármikor hozzáférjenek az információkhoz, legyen az egy asztali gép, laptop, tablet vagy okostelefon, esetleg okosóra. Persze odafigyelünk a vállalati biztonsági szabályzatokban leírtakra, és igény esetén a rendszert auditáltatjuk, illetve együttműködünk külső, sérülékenységeket vizsgáló szervezetekkel.

Az Arteries belső adat és információ biztonsági szabályzata, valamint a sztenderdizált folyamataink alkalmassá tesznek minket akár magasabb biztonsági elvárásoknak való megfelelésre is.

Testreszabottság – egyedi megoldások, illeszkedve a szokásokhoz, folyamatokhoz, adottságokhoz

Mivel nem dobozos szoftvert értékesítünk, hanem egyedi rendszereket fejlesztünk, kulcsfontosságú szempont, hogy a rendszer megfeleljen egy adott vállalat specifikus igényeinek is és igazodjon azokhoz a kötelező, nem elhagyható folyamatokhoz, amiket a vállalatnak alkalmaznia kell (pl. szabványnak való megfelelés, vagy vállalt szolgáltatás minőség elérése céljából). Fent már említettünk ergonómiai szempontokat is, illetve a betanulást segítő, szokásrendhez igazodó új folyamat tervezést.

Lehet akármilyen jó, és szofisztikált egy rendszer, ha a használói nem értik, vagy nehezen tudják elsajátítani a működést. Előbb utóbb a rendszer a polcon végzi, és a cég visszatér a régi, bevált, ám elavult folyamatokhoz.

Operatív és pénzügyi menedzsment funkciók

Az Arteries által fejlesztett rendszerek gyakran ötvözik az operatív és pénzügyi adatok kezelését, lehetővé téve a menedzsment számára, hogy teljes képet kapjon a vállalat működéséről. Ez alkalmazási esetenként különböző funkciókat jelenthet, de az alapok azonosak.

Skálázhatóság – a fejlődés támogatása

A vállalatirányítási rendszerek gyakran lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy azok növekedjenek és változzanak anélkül, hogy teljesen új rendszereket kellene bevezetni. Fontosnak tartjuk, hogy az Arteries által szállított rendszerek időtállóak legyenek, így garantáltan megtérüljön a kifejlesztésükbe fektetett pénz és energia.

Mik a lépései az Arteries-nél egy új ügyviteli rendszer fejlesztésének?
  1. Kezdeti felmérés, konzultáció – ez általában ingyenes, itt ismerkedünk meg egymással
  2. Szerződéskötés a tervezési szakaszra
  3. Tanácsadás, orientáció – eredmény egy elemzés és javaslattételi dokumentum.
  4. Szakszerű tervezés, előkészítő munkák – egy komplex tervet adunk át, amit követhetünk, és mindenki tudja mire számítson
  5. Szerződéskötés a kivitelezésre és támogatásra
  6. Kezdeti csomag implementációja (első néhány mérföldkő)
  7. Megoldás baby-sitting-je, bevezetés támogatása
  8. Visszajelzések, továbbfejlesztési gondolatok
  9. További mérföldkövek fejlesztése, közben az operáció támogatása a megfelelő SLA-val

Nagy örömmel segítenénk a Te vállalkozásodat is egy ilyen rendszerrel. Nálunk nincsenek sablonok, de a tapasztalatunk már nagyon széles körű a területen. Biztosan tudunk Neked is segíteni, hogy eljussatok egy hatékonyabb működési szintre!


Szeretnél még hasonló tartalmat olvasni a jövőben?

Ha tetszett cikkünk, iratkozz fel hírlevelünkre!